Ce documente trimiți lunar contabilului: lista completă

Contabilitatea unei luni e doar atât de bună cât documentele care ajung la contabil. Majoritatea întârzierilor și a corecturilor de declarații vin din documente lipsă sau trimise târziu. Mai jos ai lista pe care o folosim cu clienții noștri: ce trimiți, de unde le iei și până când.

Documente de vânzare și cumpărare

• Facturile emise în luna respectivă, inclusiv cele stornate sau anulate.
• Facturile primite de la furnizori. Din 2024, facturile dintre firme trec prin sistemul RO e-Factura, iar din 2025 și cele către persoane fizice, așa că majoritatea facturilor primite se pot descărca din Spațiul Privat Virtual (SPV). Trimite totuși și facturile din străinătate sau pe cele care nu apar în SPV.
• Bonurile fiscale pentru cheltuieli (combustibil, materiale etc.), cu codul fiscal al firmei pe ele.
• Dacă ai casă de marcat: rapoartele Z zilnice și raportul lunar.

Banca și casa

• Extrasele de cont pentru toate conturile firmei, inclusiv cele în valută și cardurile de business.
• Chitanțele emise și primite și, dacă ții casa, registrul de casă.
• Dovezile pentru încasările prin procesatori de plăți sau platforme online (rapoartele lunare de decontare).

Contracte și alte documente

• Contractele noi sau modificate în luna respectivă: cu clienți, furnizori, chirie, leasing, împrumuturi.
• Documentele pentru mijloacele fixe cumpărate sau vândute (factură, proces-verbal de punere în funcțiune).
• Deconturile de cheltuieli și documentele de deplasare (ordin de deplasare, bonuri, bilete).
• Pentru importuri și exporturi: declarațiile vamale și documentele de transport.

Dacă ai angajați

• Pontajul lunii (orele lucrate, suplimentare, de noapte).
• Cererile de concediu de odihnă și certificatele de concediu medical.
• Orice angajare, modificare sau încetare de contract, cât mai repede: unele trebuie transmise în REGES-Online înainte de data la care se produc (detalii în articolul despre REGES-Online).
• Bonusurile, primele sau reținerile din salariu stabilite pentru luna respectivă.

Până când le trimiți

Ideal, în primele zile ale lunii următoare. Declarațiile lunare, de exemplu cea pentru salarii (D112) sau decontul de TVA pentru firmele cu perioadă fiscală lunară, au termen pe 25 ale lunii următoare, iar contabilul are nevoie de câteva zile ca să înregistreze, să verifice și să depună. Pentru angajări și modificări de contract nu aștepta sfârșitul lunii: acolo termenele curg de la data evenimentului.

Cum le trimiți

Electronic, în format PDF sau ca fotografii clare, organizate pe lună. Facturile din SPV pot fi descărcate direct de contabil dacă are împuternicire. Cu cât documentele vin mai complet și mai devreme, cu atât poți afla mai repede ce taxe ai de plătit și poți lua decizii la timp.

Vrei să lucrăm împreună? Vezi pachetele de contabilitate sau scrie-ne.