Ești PFA? Contabilitatea nu e doar despre cifre, ci despre cum îți protejezi munca

Dacă ai un PFA sau lucrezi ca freelancer, probabil ți s-a spus la început că “nu e mare lucru” – că e simplu, rapid, fără bătăi de cap. Ai deschis un dosar, ai completat câteva formulare, ai primit un cod CAEN și un certificat, și... ai intrat oficial în lumea antreprenoriatului.

Apoi ai descoperit realitatea: venituri, cheltuieli, impozite, contribuții sociale, declarații, termene-limită, SPV, norme pe venit sau sistem real, întrebări fără răspuns clar și un sentiment constant că “parcă ceva îți scapă”.

Nimeni nu îți spune cât de greu e să lucrezi pe cont propriu... și să fii și contabilul tău

Pentru că nu e vorba doar de a emite facturi. E vorba de:

• a înțelege când și cât ai de plată la stat,
• a ști ce poți deduce și ce nu,
• a face diferența între venit brut, net, impozabil și bază de calcul pentru contribuții,
• a urmări plafoanele, care nu sunt aceleași pentru toată lumea,
• a interpreta ghidurile ANAF care, de multe ori, par scrise într-un dialect fiscal greu de descifrat.

Și toate astea, în timp ce tu încerci să-ți ții clienții mulțumiți, să crești proiecte, să facturezi la timp, să înveți ceva nou, să nu ratezi nici un termen și – pe cât posibil – să ai și o viață personală.

Când ești freelancer sau PFA, nimeni nu-ți verifică munca… până când o verifică ANAF

Adevărul e că ai libertate, dar ai și responsabilitate. Și dacă o declarație se completează greșit, dacă plătești contribuții în plus sau omiti ceva important, nimeni nu te trage de mânecă – până e prea târziu.

Din păcate, mulți realizează asta abia în momentul în care primesc o decizie de impunere, un control inopinat sau o recalculare retroactivă. Și atunci, totul devine brusc "serios".

Și totuși, cum funcționează contabilitatea la un PFA?

PFA în sistem real

Dacă ai ales sistemul real, impozitul pe venit se calculează pe baza venitului net, adică:

Venituri încasate – cheltuieli deductibile = venit net

Asta înseamnă că trebuie să ții o evidență contabilă în partidă simplă, formată din:

• Registrul-jurnal de încasări și plăți – toate sumele încasate și toate cheltuielile efectuate.
• Registrul inventar – dacă ai mijloace fixe sau stocuri.
• Documente justificative (facturi, chitanțe, bonuri, extrase de cont, etc.)

Se depune anual Declarația Unică (formular 212), unde se calculează:

• impozitul pe venit (10%),
• contribuția la sănătate (10%) dacă venitul net depășește plafonul legal,
• contribuția la pensie (5%) dacă venitul net depășește plafonul legal.

Cheltuielile deductibile pot include: chirie, telefon, internet, combustibil, contabilitate, laptopuri, softuri, cursuri de formare profesională, taxe bancare etc. – dar numai dacă sunt justificate și legate direct de activitate.

E un sistem mai flexibil, dar cere disciplină contabilă.

PFA la normă de venit

Dacă ai optat pentru norma de venit, lucrurile par mai simple:

• Nu contează ce cheltuieli ai.
• Nu contează cât ai încasat efectiv.
• Plătești impozit (10%) pe o sumă fixă stabilită de ANAF în funcție de codul CAEN și localitate.

Evidența contabilă este minimală:

• Nu ți se cere registru de încasări și plăți.
• Nu ai voie să deduci cheltuieli.
• Ții doar un registru de evidență fiscală simplificat.

Totuși, simplificarea vine cu o condiție:

• Dacă veniturile depășesc 25.000 euro/an, treci automat în sistem real din anul următor.
• Dacă ai mai multe surse de venit (chirii, dividende, crypto etc.), se cumulează pentru calculul CASS.

Sistemul este ideal pentru activități constante, cu puține cheltuieli și venituri moderate.